Études de cas- Service gouvernemental

Défi :

Dans les organisations gouvernementales, la pression pour améliorer la gestion et la diffusion de l’information au sein des services publics tout en n’alourdissant pas leur infrastructure et leurs frais administratifs se fait de plus en plus forte. En Alberta, le gouvernement provincial est devenu un modèle en amenant la Fonction publique à adopter des programmes novateurs qui font appel au secteur privé. On permet ainsi aux Albertains d’accéder à un meilleur service de même qu’à une technologie plus avancée tout en gardant une responsabilité financière devant les contribuables. Le Centre de service aux entreprises de l’Alberta (Alberta Corporate Service Center Department) voit ainsi à l’approvisionnement et à la gestion d’un vaste éventail de services au sein du gouvernement albertain, notamment en permettant l’accès à prix économique à divers formulaires et publications utilisés par le public et le personnel ministériel. En janvier 2002, un programme a permis de regrouper tous les documents en circulation dans le ministère chez un même fournisseur externe et de lancer avant la fin de l’année un système de commande en ligne desservant l’ensemble du ministère et de ses organismes affiliés. Le défi était de taille, puisque la plupart des documents en question étaient disséminés dans divers bureaux tant à l’externe qu’à l’interne et que nul système centralisé de commandes n’avait encore été mis en place.

Solutions proposées et résultats :

Le ministère a demandé à DATA de l’aider à centraliser sa masse de documentation dans son réseau de systèmes de stockage, de regrouper les stocks dans notre base de données, de mettre en place des stratégies de gestion des stocks et d’instaurer un mécanisme de commande en ligne sur mesure pouvant traiter les demandes en provenance du personnel ministériel comme des organismes externes. De concert avec le ministère, DATA a évalué la technologie, les stratégies et les modes de fonctionnement en place en vue d’élaborer un processus transitionnel de mise en œuvre répondant aux besoins à court et à long terme du gouvernement. Pour nous acquitter cette tâche, il était essentiel de bien comprendre la nature des produits stockés ainsi que des services nécessaires à chaque équipe, surtout en ce qui a trait aux produits sécurisés. L’expérience de DATA en traitement de documents contrôlés était indispensable à la création de paramètres de sécurité applicables à chacun des articles à stocker ou commander. Or, nous avions déjà, plusieurs années auparavant, élaboré en collaboration avec les Provinces Registries and Municipal Affairs une procédure concernant la manutention des documents sécurisés et des matériaux qui servent à leur production, ce qui avait lancé le concept dans le domaine bien avant l’adoption d’une réglementation à cet égard, en janvier 2004.

De concert avec le ministère, DATA a évalué la technologie, les stratégies et les modes de fonctionnement en place en vue d’élaborer un processus transitionnel de mise en œuvre répondant aux besoins à court et à long terme du gouvernement.

Travaillant de concert avec le gouvernement pour organiser l’expédition, la réception et le regroupement des documents dans ses entrepôts, DATA a pu produire rapidement un système de gestion des stocks et de stockage faisant l’objet d’un contrôle et d’une vérification centralisés et ce, dans l’ensemble de la province, dont les ministères suivants :

• Ressources humaines et Emploi
• Justice
• Solliciteur général
• Environnement
• Services gouvernementaux
• Santé et Mieux-être
• Services à l’enfance

En collaboration avec le CSPA, DATA a pu clore cette étape de son mandat en respectant les délais et les budgets impartis tout en réussissant à produire et à lancer le système de commande en ligne plus vite que prévu initialement. L’adoption des outils de gestion documentaire en ligne proposés par DATA permet désormais à la CSPA de gérer tous les articles en stock à partir d’un ordinateur de bureau. Notre système entièrement fonctionnel et intégré, le DATA Document Manager, a tenu sa promesse, soit d’améliorer le suivi et la gestion des rapports liés à la documentation, d’ou des économies de gestion de stocks évaluées à 1 300 000 $, réalisées par le ministère au cours de la première année d’utilisation seulement.

DATA a créé un processus d’enregistrement des ministères et organismes appelés à accéder à la fonctionnalité de commandes du système par l’entremise de l’intranet du ministère et est fière de dire que plus de 3000 usagers y sont actuellement inscrits. DATA continue de collaborer avec le Ministère afin de terminer et mettre en place sa nouvelle stratégie applicable aux formulaires et publications, ainsi que de réduire les frais de stockage et de distribution qui y sont associés.

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