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Études de cas- Transport
Défi :
Le domaine du transport est depuis toujours marqué par une vive concurrence, la lutte pour l’obtention de davantage de clients étant rendue plus difficile par la nécessité de réduire les dépenses et les frais généraux, surtout devant les récentes augmentations records du prix du carburant et des véhicules servant à transporter la marchandise. Dans de telles entreprises, les procédés de gestion des dépenses sont devenus de plus en plus complexes, et le recours à des fournisseurs externes, notamment en imprimerie, sous-entend une démarche qui nécessite beaucoup plus d’énergie et de souplesse que le simple fait de choisir un fournisseur convenable. Comme les documents utilisés dans une entreprise sont tributaires des circonstances (notamment de la réglementation, des changements touchant les façons d’opérer, de la pression boursière et des débouchés), il est devenu nécessaire de revoir les méthodes traditionnelles de production de documents et le mode d’exécution des commandes dans l’ensemble de l’entreprise.
Solutions proposées et résultats :
En octobre 2001, Le Compagnies du groupe Data a conclu une entente pluriannuelle de
gestion documentaire auprès du transporteur WestJet Airlines, de Calgary (Alberta). Désireuse de maintenir sa stratégie de bas prix, cette compagnie qui figure parmi les lignes aériennes les plus dynamiques et novatrices au Canada avait du mal à gérer sa documentation à l’interne, en plus de chercher des façons de produire, notamment, ses billets émis sur le lieu de vente et des étiquettes de bagages permettant de réduire les coûts et de simplifier le service à la clientèle. De plus, elle cherchait des solutions lui permettant de faire face aux difficultés posées par sa croissance récente mais explosive et offrant la souplesse attendue d’un fournisseur externe.
« Nous avons vraiment été impressionnés par ce que DATA nous a présenté tout au long de sa démarche, de l’information donnée à votre extraordinaire service à la clientèle, en passant par vos prix concurrentiels. Nous cherchons à nous rapprocher d’entreprises qui ont des qualités semblables aux nôtres et qui souhaitent croître et évoluer comme nous; c’est la raison pour laquelle nous avons choisi DATA. » - Karen Daley, acheteur principal, Approvisionnement et Services
DATA a relevé le défi en permettant aussitôt à l’entreprise de diminuer sa facture de gestion et de production de documents. Pour ce faire, nous avons eu recours à nos procédés et à nos outils d’analyse des méthodes d’impression.
Notre stratégie de gestion de l’impression permet d’évaluer et d’organiser la situation de manière à améliorer le service tout en réalisant des économies, notamment en prenant soin de regrouper et d’analyser les commandes et en apportant de nouvelles technologies documentaires comme l’impression numérique ou sur étiquette. Celles-ci ont aidé DATA à faire réaliser à WestJet des économies dûment quantifiées et à effectuer une bonne refonte des documents utilisés au sein de l’organisation. À ces économies directement chiffrables s’ajoutent des réductions de coûts attribuables aux mesures suivantes :
• réduction des frais généraux administratifs grâce aux commandes en ligne;
• élimination, diminution ou compilation des documents utilisés;
• diminution du gaspillage de matériel périmé grâce à une gestion des stocks et à l’adoption de l’impression numérique ou à la demande;
• optimisation de la production des imprimés et modification des stratégies de production en vue d’en écourter les délais;
• amélioration de la conception et de la présentation en réponse aux nouveaux besoins.
Durant la période de mise en place, DATA avait recommandé l’adoption par toute l’équipe de WestJet d’un processus de commande en ligne faisant appel au système de commerce électronique de DATA, le DATA Document Manager. Celui-ci devait faciliter et accélérer la gestion du mandat de service et d’approvisionnement. Jusqu’à présent, l’entreprise se conforme à 100 % à cette nouvelle directive, si bien que WestJet tout comme DATA ont constaté sur-le-champ une réduction des dépenses administratives non seulement considérable, mais dépassant leurs attentes.