Introduction

Compagnies du group Data s’sont engagé à appliquer, à mettre en pratique et à améliorer sa politique de confidentialité, qui est inhérente à la culture de l’entreprise. Nous respectons la confidentialité des personnes, des acheteurs, des fournisseurs, des clients et des partenaires commerciaux qui pourraient recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels. Notre Politique de confidentialité est conforme à toutes les mesures de sécurité stipulées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) canadienne sur la façon dont « Data » gère vos renseignements personnels, ce que l’entreprise fait avec grand soin, tel que le reflète l’ensemble de notre Politique de confidentialité.

Cette politique s’applique également à la gestion de renseignements personnels sous toute forme, orale, électronique ou écrite. Compagnies du group Data ne vendent ni n’achète de renseignements personnels à des fins de marketing ou de sollicitation. La Politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements protégés en vertu des autres politiques et pratiques du Compagnies du group Data ou d’ententes contractuelles, sauf disposition contraire desdites ententes contractuelles.

CONSENTEMENT

En soumettant des renseignements personnels au Compagnies du group Data, à ses fournisseurs de services ou à ses agents, vous convenez que « Data » et ses fournisseurs de services peuvent recueillir, utiliser et communiquer lesdits renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité ou selon ce que permettent ou exigent les lois relatives à la confidentialité. En vertu des dispositions juridiques et contractuelles, vous êtes en droit de refuser ou de retirer votre consentement en tout temps pour certaines des fins déterminées en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels de « Data ». Si vous refusez ou retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou renseignements, dont certains pourraient avoir de la valeur à vos yeux. Chaque partenaire tiers convient de respecter nos normes relatives à la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité. Si vous fournissez à « Data », ses fournisseurs de services ou ses agents des renseignements personnels relatifs à un autre individu, vous reconnaissez que vous avez toute l’autorité nécessaire et/ou obtenu tous les consentements nécessaires de la personne concernée afin de nous aider à recueillir, utiliser et communiquer lesdits renseignements personnels aux fins stipulées à la présente Politique de confidentialité. Tous les employés et le personnel du tiers qui de quelque façon manipulent ou contrôlent les renseignements personnels ont reconnu et convenu d’adhérer au Code de confidentialité et aux procédures y afférentes.

Les principes relatifs à la confidentialité pour les Compagnies du group Data

Notre plan de gestion de la confidentialité comprend des directives relatives à la collecte, au stockage et à la conservation de renseignements personnels comme suit :

1. Responsabilité : « Data » est responsable des renseignements confidentiels dont elle a la gestion et pour cette raison, une personne, Geneviève Goldie Pagnotta, a été désignée à titre de chef de la protection des renseignements personnels au sein les Compagnies du group Data pour s’assurer du respect des dix principes énoncés ci-dessous.

2 Détermination des fins : En général, « Data » recueille, utilise et communique les renseignements personnels vous concernant afin de fournir à nos clients des formulaires de gestion de la documentation, des services de développement et de traitement connexes. Plus précisément, « Data » recueille, utilise et communique les renseignements personnels à votre sujet aux fins suivantes :

• Établir et maintenir des liens commerciaux avec les clients, fournisseurs et autres tiers, y compris l’émission de factures, l’administration de comptes, la collecte et le traitement de paiements et le respect des obligations contractuelles et juridiques;
• Développer et gérer nos affaires et nos opérations. Cela peut comprendre le partage de renseignements personnels par et entre les membres du personnel de « Data » et ses entreprises affiliées et avec les fournisseurs de services et agents tiers aux fins déterminées;
• Vérifier et déterminer si « Data » et les autres tiers sont conformes aux politiques et obligations contractuelles et juridiques de « Data » et les protéger;
• Distribuer nos bulletins et autres documents aux individus figurant sur nos listes de courrier et de courriels, y compris par les agences de publicité directe et les fournisseurs tiers de services de messagerie électronique;
• Fournir des produits et services de tiers avec qui DBF a des liens commerciaux afin de se conformer à toute exigence réglementaire ou juridique ou stipulation qu’il l’autorise et pour toute fin à laquelle vous donnez votre consentement. « Data » recueillera, utilisera et communiquera uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins commerciales valables déterminées.

3. Consentement : Toute personne doit être informée de la collecte, utilisation ou communication de tout renseignement personnel qui la concerne, à moins que les lois relatives à la confidentialité prévoient le contraire. Conformément à la présente Politique de confidentialité, vous reconnaissez accorder votre consentement à « Data » pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels qui vous concernent ou concernant une autre personne et que vous avez fourni à « Data », tel qu’il est mentionné plus haut.

4. Limitation de la collecte : « Data » ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. L’organisation doit procéder de façon honnête et licite et les renseignements peuvent être recueillis auprès d’autres sources y compris, mais non de façon limitative, des agences d’évaluation du crédit ou autres tiers qui font la preuve de leur droit de communiquer lesdits renseignements. Dans la plupart des cas, la collecte doit se faire conformément aux ententes contractuelles pertinentes.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que les lois relatives à la confidentialité ne l'exigent. Les renseignements personnels ne doivent être conservés qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou pour répondre aux exigences de la loi.

6. Exactitude : Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible. « Data » mettra à jour les renseignements personnels au besoin et lorsqu’il sera nécessaire de le faire pour la réalisation des fins déterminées ou sur avis de votre part. DBF ne mettra pas les renseignements personnels à jour automatiquement, à moins qu’il ne soit nécessaire de le faire pour la réalisation des fins déterminées. Dans l’éventualité où les renseignements personnels vous concernant devaient être modifiés, soyez à l’aise de communiquer avec nous afin que nous puissions mettre nos dossiers à jour.

7. Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Les mesures de sécurité sont mises en place afin de protéger les renseignements personnels contre leur perte ou leur vol, ainsi que contre tout accès, toute communication, reproduction, utilisation ou modification non autorisés. Les moyens technologiques utilisés comprennent des mots de passe, des pare-feu et l’encryptage.

8. Transparence : « Data » doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles pour vous. Les politiques et pratiques sont accessibles sur notre site Web au www.datagroup.ca.

9. Accès aux renseignements personnels par l’individu : Sauf certaines exceptions prévues en vertu des lois relatives à la confidentialité, « Data » doit vous informer à votre demande de l’existence de renseignements personnels vous concernant, de l’usage qui en est fait, du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers et vous permettre de les consulter. Il vous sera possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

NOTE : Dans certains cas, en vertu de Lois relatives à la confidentialité, il peut être impossible à « Data » de communiquer tous les renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’une personne. Les raisons pour lesquelles l’accès vous est refusé vous seront fournies sur demande. Ces raisons peuvent comprendre le coût exorbitant de la fourniture de tels renseignements, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d'autres personnes, l'existence de raisons d'ordre juridique, de raisons de sécurité, parce que les renseignements sont de nature commerciale exclusive, sont protégées par le secret professionnel ou par une procédure de nature judiciaire.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect : Vous pouvez vous plaindre du non-respect des principes énoncés par « Data » par écrit auprès du chef de la protection des renseignements personnels de Data. « Data » fera enquête relativement à toutes les plaintes déposées et donnera une réponse dans un délai de trente (30) jours. Si une plainte est jugée fondée, « Data » prendra les mesures adéquates afin de régler la plainte, y compris la modification de la présente Politique de confidentialité et de ses pratiques au besoin.

Toute personne peut obtenir des renseignements ainsi qu’un exemplaire de la législation fédérale y afférente en se rendant sur le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au www.privcom.gc.ca.

LA CONFIDENTIALITÉ ET NOTRE SITE WEB

Témoins – Lorsque vous accédez au site Web les Compagnies du group Data, nous n’utilisons pas la propriété de navigateur appelée « témoin » afin de recueillir des renseignements.

MODIFICATIONS À LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

« Data » se réserve le droit de modifier ou d’en ajouter à la présente Politique de confidentialité en tout temps. Si nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité, nous publierons lesdites modifications sur nos sites Web. Ladite Politique de confidentialité en question révisée peut être transmise sur demande auprès du chef de la protection des renseignements personnels. Toutefois, « Data » obtiendra les consentements nécessaires en vertu des Lois relatives à la confidentialité en vigueur si elle cherche à recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un individu à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez préalablement donné votre consentement à moins d’avis ou d’autorisation contraire aux lois relatives à la confidentialité.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Compagnies du group Data ont désigné un chef de la protection des renseignements personnels afin de veiller au respect de la présente Politique de confidentialité et des lois relatives à la confidentialité applicables. Pour obtenir des renseignements relatifs aux pratiques relatives à la confidentialité de Compagnies du group Data, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels en vous rendant sur le site : www.datagroup.ca.

Genevieve Goldie Pagnotta
9195, chemin Torbram,
Brampton Ontario L6S 6H2
Courriel: gpagnotta@datagroup.ca
Téléphone: 905-494-4064
Télécopieur: 905-791-9089

La définition de « Data » signifie les Compagnies du group Data et ses sociétés affiliées.